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Gestion des tickets dans Webmea Flow

Centralisez et organisez vos espace de ticketing

La gestion générale des tickets offre un cadre structuré pour organiser les demandes, optimiser la collaboration en équipe et garantir le respect des délais. Voici un aperçu détaillé de ses fonctionnalités principales :

  1. Création centralisée des tickets
    • Chaque ticket est associé à un projet et inclut des champs comme la description, le statut, la priorité et le responsable.
    • Vous pouvez attacher des fichiers images pour enrichir les informations.
  2. Priorisation et assignation
    • Classez les tickets selon leur urgence grâce aux priorités (basse, moyenne, haute, urgente).
    • Assignez les tâches aux membres ou aux équipes directement depuis l’interface.
  3. Tableau de bord dynamique
    • Visualisez en un coup d’œil l’état des tickets : en attente, en cours, ou terminés.
  4. Collaboration en temps réel
    • Les notifications automatiques permettent aux utilisateurs de rester informés des nouvelles tâches ou des mises à jour sur les tickets existants.

Exemple de workflow utilisateur

  1. Un ticket est créé par le chef de projet pour une tâche spécifique.
  2. Le ticket est priorisé et attribué à un membre ou une équipe.
  3. Les utilisateurs reçoivent une notification et peuvent ajouter des commentaires ou mettre à jour le statut.
  4. Le tableau de bord est mis à jour en temps réel pour refléter l'avancement du projet.

Comment utiliser la gestion des tickets ?

Étape 1 : Créer un ticket

  1. Accédez à l’onglet "Tickets" et cliquez sur "Créer un ticket".
  2. Renseignez les informations nécessaires :
    • Nom et description du ticket.
    • Projet associé et membre responsable.
    • Définissez une priorité et un statut initial (par exemple, "en attente").
  3. Cliquez sur Enregistrer pour valider le ticket.

Étape 2 : Suivre et mettre à jour les tickets

  1. Depuis le tableau de bord, visualisez l’état des tickets en fonction des filtres disponibles.
  2. Cliquez sur un ticket pour consulter ses détails ou mettre à jour son statut.
  3. Ajoutez des pièces jointes de type image si nécessaire.

Étape 3 : Réattribuer ou ajuster les priorités

  1. Ouvrez un ticket existant dans l’onglet Edition.
  2. Modifiez le champ Responsable ou Priorité selon les besoins.
  3. Enregistrez les modifications. Une notification sera envoyée automatiquement aux parties concernées.

Problèmes fréquents :

Problème 1 : Un ticket n’apparaît pas dans les filtres.

Cause probable : Le projet ou le responsable n’a pas été correctement attribué.
Solution : Vérifiez que le champ projet est renseigné.

Problème 2 : Les notifications ne sont pas reçues.

Cause probable : Les notifications sont désactivées dans les paramètres utilisateur.
Solution : Activez les notifications dans Paramètres > Notifications et assurez-vous que l’e-mail associé au compte est valide.

Problème 3 : Impossible de modifier un ticket.

Cause probable : Les permissions utilisateur sont insuffisantes ou le ticket est verrouillé.
Solution : Contactez un administrateur pour vérifier vos permissions ou déverrouiller le ticket.

Astuces :

  1. Classez vos tickets par priorité et échéance
    • Ajoutez des dates limites pour les tâches critiques afin de garantir leur traitement dans les délais.
  2. Utilisez les filtres avancés
    • Affichez uniquement les tickets pertinents grâce aux filtres par statuts du ticket.
  3. Centralisez les communications
    • Utilisez les commentaires des tickets pour éviter la dispersion des informations dans des canaux externes.

Ressources supplémentaires :

Conclusion

La gestion générale des tickets de Webmea Flow vous offre une solution complète pour organiser, prioriser et suivre les tâches de vos projets. Explorez les autres fonctionnalités de Webmea Flow pour améliorer encore davantage la collaboration et la gestion de vos projets. N’oubliez pas de consulter les ressources supplémentaires pour approfondir vos connaissances et optimiser vos processus.

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