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Portail client : Simplifiez la collaboration et la gestion

Gérez vos projets et échanges en un seul endroit

La fonctionnalité Portail client révolutionne la collaboration en fournissant une interface centralisée et intuitive. Que ce soit pour partager des documents, discuter de points spécifiques ou suivre les jalons d’un projet, le portail est votre point d’entrée unique pour une gestion simplifiée.

Ce que vous apprendrez :

  • Comment configurer et personnaliser un Portail client.
  • Gérer les droits d’accès et les rôles des utilisateurs.
  • Exploiter toutes les fonctionnalités pour optimiser la collaboration.

Introduction générale : Pourquoi utiliser le Portail client ?

Le Portail client de Webmea Flow facilite la gestion des interactions entre les prestataires et leurs clients. En regroupant les fonctionnalités essentielles dans un espace unique, il permet une communication fluide et une meilleure organisation des projets.

Fonctionnalités principales :

  1. Partage sécurisé des fichiers : Téléchargez, consultez ou modifiez des documents directement dans le portail.
  2. Suivi des projets : Visualisez l’état des tâches, les jalons atteints, et les prochaines étapes.
  3. Communication en temps réel : Échangez via une messagerie intégrée ou recevez des notifications sur les mises à jour importantes.
  4. Rapports personnalisés : Exportez des rapports détaillés pour suivre les progrès ou justifier les heures travaillées.

Contexte d’utilisation : Imaginez un projet complexe avec plusieurs intervenants. Le Portail client centralise les informations et évite la perte de données ou les échanges désorganisés par email.

Comment utiliser le Portail client ?

Étape 1 : Accéder au portail

  1. Connectez-vous à votre compte Webmea Flow.
  2. Accédez à l’onglet Portail client dans le menu principal.
  3. Sélectionnez un projet dans la liste pour ouvrir son portail.

Étape 2 : Configurer un projet

  1. Cliquez sur Paramètres du projet dans le portail.
  2. Ajoutez les utilisateurs en précisant leurs rôles (Lecteur, Contributeur, Administrateur).
  3. Définissez les paramètres de visibilité des documents et des tâches.
  4. Activez ou désactivez les notifications automatiques.

Étape 3 : Partager des documents

  1. Ouvrez l’onglet Fichiers du portail.
  2. Téléchargez un fichier en cliquant sur Ajouter un fichier.
  3. Ajoutez une description pour contextualiser le document.
  4. Spécifiez les utilisateurs ayant accès au fichier.

Étape 4 : Communiquer avec les clients

  1. Accédez à l’onglet Messagerie.
  2. Entrez un message dans le champ prévu et cliquez sur Envoyer.
  3. Utilisez les options de formatage ou d’ajout de pièces jointes pour enrichir vos échanges.

Étape 5 : Suivre le projet

  1. Accédez à l’onglet Tableau de bord.
  2. Consultez les indicateurs clés : tâches en cours, jalons atteints, etc.
  3. Téléchargez un rapport d’avancement au format PDF ou Excel.

Problèmes fréquents :

Problème 1 : Les clients ne voient pas certains documents

Cause probable : Les droits d’accès ne sont pas correctement configurés.
Solution :

  • Vérifiez les paramètres de visibilité des fichiers dans l’onglet Fichiers.
  • Assurez-vous que les utilisateurs concernés ont le rôle adéquat.

Problème 2 : Les notifications ne sont pas envoyées

Cause probable : Les notifications sont désactivées.
Solution :

  • Allez dans Paramètres du projet > Notifications et activez les options nécessaires.

Problème 3 : La messagerie est lente ou ne fonctionne pas

Cause probable : Problème de connectivité réseau ou surcharge du système.
Solution :

  • Vérifiez votre connexion Internet.
  • Contactez le support technique si le problème persiste.

Astuces :

  1. Personnalisez l’interface : Ajoutez le logo de votre entreprise et modifiez les couleurs pour renforcer votre branding.
  2. Planifiez les notifications : Configurez les alertes pour recevoir uniquement les mises à jour importantes.
  3. Utilisez des modèles de projets : Gagnez du temps en appliquant des configurations préenregistrées pour des types de projets similaires.
  4. Intégrez des outils externes : Synchronisez le portail avec des outils tels que Google Drive ou Dropbox pour une gestion simplifiée des fichiers.
  5. Formez vos clients : Offrez un guide ou une formation rapide pour que vos clients utilisent pleinement le portail.

Ressources supplémentaires :

Conclusion

Le Portail client est une pierre angulaire de Webmea Flow, offrant un moyen efficace et intuitif de gérer vos projets et vos relations clients. Grâce à sa personnalisation et à ses outils intégrés, il simplifie les processus complexes et améliore la satisfaction client.

N’hésitez pas à explorer les guides avancés ou à contacter notre support pour une assistance personnalisée.

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