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Invitation des clients : Collaborez en toute simplicité

Renforcez la collaboration avec vos clients

La fonctionnalité Invitation des clients vous permet d’inviter vos clients à rejoindre l’espace Webmea Flow. Une fois invités, ils peuvent visualiser les projets, suivre leur progression et communiquer directement via la plateforme. Ce guide vous aidera à maîtriser cette fonctionnalité pour une collaboration optimale.

Ce que vous apprendrez :

  • Comment envoyer une invitation à un client.
  • Les étapes pour gérer les accès des clients invités.
  • Des solutions aux problèmes courants liés aux invitations.

Comprendre la fonctionnalité Invitation des clients

L’Invitation des clients simplifie les échanges en permettant à vos clients d’accéder à un environnement de travail centralisé. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez collaborer efficacement en partageant des informations sur les projets et en facilitant la communication.

Bénéfices clés :

  • Accès sécurisé : Les clients reçoivent un lien unique pour rejoindre la plateforme.
  • Collaboration directe : Éliminez les échanges d’emails inutiles en centralisant toutes les communications.
  • Visibilité projet : Permettez à vos clients de suivre en temps réel l’état de leurs projets et demandes.

Exemple d’utilisation :
Un gestionnaire de projet peut inviter un client à consulter l’avancement d’un projet en cours, tout en partageant des fichiers et des remarques directement via la plateforme.

Comment utiliser l’Invitation des clients ?

Étape 1 : Envoyer une invitation

  1. Accédez à la section Gestion des clients.
  2. Sélectionnez un client ou cliquez sur Nouvel utilisateur.
  3. Entrez l’email du client dans le champ prévu.
  4. Configurez les autorisations :
    • Accès projet : Limitez l’accès à des projets spécifiques.
    • Autorisations avancées : Activez ou désactivez la possibilité de commenter ou télécharger des fichiers.
  5. Cliquez sur Envoyer l’invitation.

Étape 2 : Suivi de l’état des invitations

  1. Rendez-vous dans la section Invitations envoyées.
  2. Consultez le statut des invitations :
    • En attente : L’invitation n’a pas encore été acceptée.
    • Acceptée : Le client a rejoint la plateforme.
  3. Relancez un client en cliquant sur Renvoyer si nécessaire.

Étape 3 : Modifier ou révoquer l’accès

  1. Accédez au profil du client.
  2. Cliquez sur Gérer l’accès.
  3. Mettez à jour les projets ou révoquez l’accès si nécessaire.

Problèmes fréquents :

Problème 1 : Le client n’a pas reçu l’invitation

Cause probable : Email bloqué par un filtre anti-spam.
Solution :

  • Vérifiez l’adresse email saisie.
  • Demandez au client de vérifier son dossier spam.
  • Réenvoyez l’invitation depuis la section Invitations envoyées.

Problème 2 : L’invitation est expirée

Cause probable : Lien unique expiré après un délai défini (généralement 7 jours).
Solution :

  • Cliquez sur Renvoyer une invitation dans la section Gestion des invitations.

Problème 3 : Le client ne peut pas accéder aux projets

Cause probable : Absence d’autorisations ou mauvais paramétrage de l’accès.
Solution :

  • Vérifiez les autorisations dans le profil du client.
  • Activez l’accès aux projets concernés.

Astuces :

  1. Planifiez vos invitations
    • Envoyez les invitations au début du projet pour une collaboration fluide dès le départ.
  2. Utilisez les autorisations personnalisées
    • Ajustez les droits des clients selon les besoins, par exemple, accès uniquement en lecture pour certaines sections.
  3. Intégrez la fonctionnalité avec les notifications
    • Configurez les préférences de notification pour informer vos clients des mises à jour importantes.

Ressources supplémentaires :

Conclusion

Avec l’Invitation des clients, Webmea Flow optimise votre collaboration en facilitant l’accès sécurisé à vos clients. En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous pouvez améliorer vos processus de gestion client et renforcer la transparence.

Pour approfondir vos connaissances, consultez nos guides ou contactez notre support pour toute question supplémentaire.

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