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Communication et collaboration dans Webmea Flow

Simplifiez vos échanges pour une meilleure collaboration

Qu’est-ce que communication et collaboration sur Webmea Flow ?

La fonctionnalité permet aux membres d’une équipe de communiquer efficacement dans un espace unifié. Elle inclut des outils de messagerie, des notifications, et des options pour suivre les interactions dans le contexte des projets.

Fonctionnalités principales :

  1. Messagerie intégrée : Échangez des messages liés à des projets spécifiques.
  2. Historique des discussions : Consultez les échanges passés pour garder une trace des décisions.
  3. Notifications intelligentes : Recevez des alertes pour les nouvelles tâches, les mises à jour ou les messages non lus.
  4. Gestion des équipes : Associez les messages à des utilisateurs, équipes ou projets pour une organisation optimale.

Contexte d’utilisation

  • Projets multi-équipes : Lorsque plusieurs équipes travaillent sur un même projet, la centralisation des communications évite les malentendus.
  • Collaborateurs externes : Assurez un suivi clair des échanges avec les parties prenantes externes.
  • Suivi des tâches : Associez des commentaires ou messages aux tâches spécifiques pour clarifier les actions attendues.

Workflow utilisateur

  1. Accéder à la messagerie : Naviguez vers l’onglet Messages depuis le tableau de bord.
  2. Envoyer un message : Rédigez un nouveau message et associez-le à un projet ou une tâche.
  3. Suivre les réponses : Consultez les notifications ou accédez à l’historique pour suivre les discussions.
  4. Gérer les notifications : Activez ou personnalisez les alertes pour être informé en temps réel des nouveaux messages.

Exemple d’utilisation

  • Équipe de design et développement : Le designer partage une maquette dans la messagerie intégrée. L’équipe de développement peut répondre directement avec des questions ou demandes de modifications.
  • Chef de projet : Envoie un résumé des points discutés lors d’une réunion directement sur la messagerie du projet, accessible à tous.
  • Client externe : Participe à des échanges via un espace sécurisé pour valider les étapes du projet.

Comment utiliser la messagerie ?

Étape 1 : Envoyer un message

  1. Accédez à Messages depuis le tableau de bord.
  2. Cliquez sur Nouveau message.
  3. Sélectionnez un destinataire ou une équipe.
  4. Rédigez votre message et associez-le à un projet ou une tâche, si nécessaire.
  5. Cliquez sur Envoyer.

Étape 2 : Configurer les notifications

  1. Allez dans Paramètres > Notifications.
  2. Activez les alertes pour les nouveaux messages ou mises à jour importantes.
  3. Sélectionnez vos canaux préférés : e-mail, application ou SMS.

Étape 3 : Suivre les discussions

  1. Ouvrez la section Historique dans l’onglet Messages.
  2. Filtrez par projet, équipe ou utilisateur pour retrouver une discussion spécifique.

Problèmes fréquents :

Problème 1 : Les messages ne s’affichent pas dans l’historique

Cause probable : Les filtres appliqués excluent certains messages.
Solution : Vérifiez et réinitialisez les filtres pour afficher tous les messages.

Problème 2 : Notifications manquantes

Cause probable : Les paramètres de notifications ne sont pas activés.
Solution : Accédez à Paramètres > Notifications et activez les alertes pour les nouveaux messages.

Problème 3 : Mauvaise attribution d’un message à un projet

Cause probable : Le projet sélectionné lors de l’envoi était incorrect.
Solution : Ouvrez le message, cliquez sur Modifier et corrigez l’attribution.

Astuces :

  1. Activez les alertes critiques
    • Paramétrez des alertes de notification pour les nouveaux messages depuis le centre de notification.

Ressources supplémentaires :

Conclusion

La fonctionnalité de communication et collaboration de Webmea Flow centralise vos échanges pour une gestion optimale des projets. Grâce à des outils intuitifs et personnalisables, vous pouvez améliorer la coordination au sein de vos équipes et garantir la fluidité de vos communications. Explorez davantage en consultant nos guides et tutoriels dédiés !

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